小小隻のRuby

 

《圖解紙一枚思考整理術-改變人生的14種表格》

在工作日漸重的情況下，曾經一度想要放棄經營痞客邦；

但是看到越來越多人開始點擊並關注我的部落格時，

覺得就此放棄不僅對不起大家，

更對不起當初想要好好發表文章的自己。

所以，我便更加堅定要完成本篇文章的分享，

對於想要提升工作效率的大家，不妨參考這篇內容的分享，

透過閱讀咀嚼後化為自己的知識，或許在未來能為你帶來助益也說不定。

那我們就一起閱讀去吧，Go~

Ch1 只要「一張紙」就能整理好所有工作

 

 

01 「 S便條紙」-工作效率高的人都在做「預告」

在工作中，遇到任何一項專案時，我們都應該先針對問題建立假說，

根據假說過濾出重要的素材，接著再決定素材的取捨。

如此，我們才能夠判斷出素材的重要性並將其分門別類；

也就是說，我們先設立結論，然後再朝那個方向進行作業。

(在這邊分享Ivory自己的一個經驗:

我十分推薦那些和我一樣原本想寫篇文章，

結果一打開電腦就會被廣告吸引走的書友們，

下次在開始任何一項工作前，如果沒有在紙上寫出大略的草稿，

千萬別按下電腦的開機鍵；

免得拍賣商城逛一逛和Youtube看完影片在回來要專心工作時，

發現已經是兩個小時後的事了。)

 

要有效達成做「預告」這件事，我們就可以透過「 S便條紙」這項工具。

S便條紙中的"S"代表了三個含意: Solution, Story and Simple.

 

此外，我們還能透過S便條紙中的五個要素:

「誰? 、什麼?、 如何?、 結果? 及 結論? 」來整理所需要的資訊。

(下方我會用圖示來表示給各位看，所謂「 S便條紙」的操作方式是如何?

不過，身為人就是要學會獨立思考，我覺得與其又去額外記S便條紙的5項元素，

不如連結過去已經學到的知識"5W2H"，對我而言是比較有效果的學習方式。

我並不是不鼓勵大家多方學習新知，我依然保持開放的態度，接受新事物的到來，

但同時我也維持著「 複雜的事件簡單做，簡單的事重複做」的生活定律。)

 

書中介紹關於「 S便條紙」的操作方式:

 

溫馨小提醒:

只要有任何想法，就可以寫在便利貼上，然後再張貼到便利貼黏貼處的欄位；

使用便利貼的好處在於不僅不用常常擦拭版面；

對於所提出的點子，想進行排序或刪除的時候，

只要重新黏貼便利貼或將便利貼撕下即可。

對於團隊合作腦力激盪的時候，便利貼會是個很好用的小幫手喔~

 

對於「 S便條紙」的使用，我做了稍稍的修正:

 

結論: 你觀察到了嗎?

S便條紙不僅能用來建立假說，更可以用來作為分析的工具。

以我身為人資需要辦一個活動的時候，

我就可以使用S便條紙幫助我從客觀的角度出發，

有助於發現以前未曾注意到的新觀點。

 

 

02 「 16方格筆記」-將口袋進化為最強整理工具

使用建議: 

1.格子數可以照個人所需，

像我個人較常使用的是9宮格的形式，也就是俗稱的「曼陀羅思考術」。

 

 

2.畫線的時候，建議使用較明顯能與筆記本本身顏色做出區隔的色彩。

比方說: 當筆記本已經是黑色格線時，就建議使用藍色筆畫格線。

 

補充說明:

Q:你知道為什麼方格筆記較一整面的空白筆記本更能激發人的思想嗎?

A:因為人一看到空格就會自然而然想要把它填滿。(這是經過實際驗證的喔~)

Q:前方提到的色碼功能，你知道它根據的邏輯是什麼嗎?

A:因為看起來乾淨清爽的東西，能有助於提綱專注力與理解力。

(跟大家分享個小心法: 有多益考試需求的讀者們，

建議大家在考聽力測驗的時候，可以專注在白紙上面的一個黑點或黑色處，

也有助於提高專注力。)

 

 

 

 

03.「 終極閱讀法」-教你顧問與眾不同的超速讀秘訣

說明:

只要按照表內容填寫，就能在迅速讀完一本書，

並且將其歸納在一張紙上，用一分鐘完成簡單扼要的說明。

 

準備步驟:

1. 準備空白筆記本，每本書使用攤開的兩個內頁

2. 在左頁畫出十六方格

3. 在右頁寫下書名、閱讀日期，並用三個圓型畫出三角形

 

 

閱讀步驟:

1. 設定問題:

在這本書裡面，想問作者什麼問題? 或想透過本書獲得什麼資訊?

接著，把問題填入表格的三角形中央。

要注意的是，所問的問題必需要具體，

如果輸入模稜兩可的提問，可能就找不到想要的答案。

以書中所舉的例子為例: 相較於詢問「要如何提高營業的銷售額?」，

「在盂蘭盆節過後的淡季，什麼樣的促銷企劃才能提高銷售額?」

如果無法一下子就想出合適的提問句子，

可以利用前面所提到「S便條紙」的技巧配合"5W2H"的提問，

就能提出更為具體的問句。

 

2. 挑選16組關鍵字:

當我們設定問題給大腦時，目光自然會停留在相關的資訊上；

此時若再設定16組關鍵字，就能更接近想獲得的資訊。

 

3. 篩選出3組重要的關鍵字:

接著，請從16組關鍵字內，找出自己認為最重要的核心關鍵字，

並將其填入三角形的三個圓頂點內。

再將這三組關鍵字用一段話陳述出各自的重點。

 

4. 總結成一段訊息:

將三組關鍵字用一話總結本書想要傳達的重點。

 

補充說明:閱讀報紙的好處-培養獨特觀點，琢磨自己的語言

藉由每次讀報的機會，反覆進行琢磨訓練，

不僅可以精進自己的文字力，也能提高簡報或提案的傳達力。

 

小撇步:

在讀報的時候，

我們可以將觀點分別設為「團隊力」、「小眾」與「個人體驗者」的觀點。

 

04. 「簡易清單」-短時間內一次整理好文件及物品

說明: 透過矩陣表格及排序，

我們就能輕鬆留下真正需要(而非單純只是想要)的物品。

 

矩陣表格:

 

 

排序清單:

 

心得分享: 

1. 相較於問自己"要什麼"，有時候知道自己"不需要什麼"更為重要。

能清楚表達出自己"不需要什麼"，其實就代表了自己非常清楚自己是需要什麼的。

 

2. 對於以上提到的兩種表格，我個人偏好使用"排序清單"，

因為其對於物品重要程度的排序，可以非常清楚的一目瞭然。

 

 

除了上述提到的表格外，書裡還介紹了幾種心智圖軟體，這邊也一併介紹給大家:

imindmap、mindmanager、XMind、FreeMind

 

 

 

 

05.「討論地圖」-讓會議時間減半，五步驟完成圖像會議

 

 

 

圖表繪製步驟說明:

1. 將問題至於正中央

2. 列出討論議題(議題可以隨著需要而配合增減)

3. 將討論的內容記錄在格子裡

4. 將結論或答案寫在雙箭頭前端

5. 決定下一步的行動，甚至是對策

 

使用步驟說明:

1. 在會議前，先讓大家都發表自己的意見。建議先針對各議題設定討論時間，

接著發下一張紙予每人或各組別進行討論。接著統整各議題並依序填入表格裡

2. 用一段標語，針對各議題提出結論

3. 最後，根據會議內容，明確設定出下一步該做的事

4. 有時，可能會出現"待處理事項"，

這時，我們不妨利用圖表左上角"採取行動"旁的空白之處做紀錄

 

心得分享:

條列各項議題的好處，不僅可以讓大家知道要討論的事項為何，

還可以讓參與者清楚判斷在時間不足或急迫的情況下，

首當其衝該先討論的高度重要議題為何；

更重要的是，可以讓與會者聚焦在真正的問題上，

而避免因為七嘴八舌而發散焦點。

 

 

06.「豐田式」溝通技術-

把思考整理得簡單易懂，就能更簡潔有力地傳達

 

六大要素: 背景、現狀、目標、課題、解決方法及計畫

(不過Ivory還是推薦"5W2H"的分析方法，倒不是因為我懶惰，

而是因為我覺得與其一直花腦容量記新的東西，

倒不如先將既有知識練個爐火純青，應該比較有用。

此外，自從我開始工作後，就意識到"成本"是很重要的一件事；

"成本'"的定義範圍，不單單只是狹隘地指表面上看得到的金額，

對於看不到的"時間"、"工作效率"及"員工工資"也得納入廣義地"成本"範圍內。)

 

07.掌握人心的簡報術-請大家聽我說個故事

故事簡報的「五大要素」：

1.架構分為三幕-第一幕:開頭、 第二幕:障礙 & 第三幕:結尾

2.針對第一幕 (開頭)：利用「現狀」、「變化」及「問題」勾起觀眾好奇心，

其內容必須要明確。

3.針對第二幕 (障礙)：可以融入三個階段

4.針對第三幕 (結尾)：傳達一段訊息

 

 

Ch2 將書本的資訊或知識直接應用在工作上的閱讀法

光是讀書，即使知識增加，也無法換來成果。

至於處方箋是什麼，就是「思考產出」。

隨時自問：「有沒有辦法傳達別人?」

讀書時應該把「閱讀、書寫、發表」是為一體才是。

 

書中介紹了7種閱讀法，其實大同小異，最關鍵就在於"設立的問題"；

我們可以透過書上所提供的資料來思考所要提出的問題:

 

1.「行動導向」的閱讀法:

理解作者想傳達的概念，並化為實際的行動；

最理想的狀態，是能用個人的觀點傳達書的內容。

 

2.「解決問題導向」的閱讀法:

該寫下的問題就是目前遇到的障礙，

選出3組最核心的關鍵字後，用一段話描述解決障礙的方法；

最後，再用一段話將問題的三項解答寫出。

此外，如果能利用表格將解決問題的步驟視覺化，也能提升表達的清晰度。

 

3.「改變觀點」的閱讀法:

我建議問題的地方，可以寫下目前自身既有的觀點驗生活中遇到了什麼樣的衝突，

透過這樣的方向進行閱讀，如此一來，相信就能獲得截然不同的新觀點。

 

4.「發現原則」的閱讀法:

同樣，針對此閱讀法，方式與"改變觀點閱讀法"大同小異。

兩者最大的差異，

在於"觀點"是針對心態、想法的改變；而"原則"是針對行為的改變。

不過無論前者或後者，最重要的，

還是希望我們能夠透過閱讀後，將知識活用於工作及人生中。

 

5.「透視本質」的閱讀法:

此方法偏向分析問題，透過這個方法，我們才能撥雲見日，看到真正的核心所在。

 

6.「向大師請益」的閱讀法:

轉換成自己的語言後，才能獲得建立人生與工作基礎的「原點」與「座標」。

 

7.「指引未來」的閱讀法:

導出最終的一句話後，建議不妨畫出實體的願景卡，能將自己的想法更為具體化。

 

<-本文完->

 

 

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