小小隻のRuby

  

 

這本書第一次閱讀的時候，是在我踏入職場前，

當時確實覺得有些索然無味，

畢竟很多道理都是其他書上老生常談的道理；

但就在我踏入職場滿9個月的今天，我回頭再看一次之前的閱讀筆記，

好多道理頓時都與現在的職場生活連結上了，

也覺得杜總裁的書籍內容貼近生活，再也不索然無味。

 

人生，果然需要讀萬卷書與行萬里路的相輔相成。

 

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目錄

前言

第一部 職場基本態度與信念

第二部 職場的基本態度與信念

第三部 制度是know-how還是束縛?

 

 

前言

 

 

1. 不要相信天底下有一步登天的美事，

所有的成就必然都是一步墊著一步，厚實的累積，

才能從組織基層的「兵」、逐漸提升為帶兵打仗的「士」、

最後茁壯為運籌帷幄的「將」；

否則長歪的樹長不高，即便一開始成功也容易么折，終究無法獲致長久的功業。

 

2.最有效的輔導，在於從根源改變員工的認知；

當員工具備正確的職場觀念與做事方法後，

自然而然就能夠透過任務的賦予與歷練的累積,穩健成長。

想成為「將才」是沒有捷徑的，

必須踏踏實實地打好根基，等待戰場出現，累積戰功。

 

3.閱讀技巧：

a.反思：一定要反思並連結經驗才有效；

b.苦思：缺乏經驗時，用苦思來強迫提取 (苦思不強烈的印象)

 c.重複閱讀：可加深印象

  d.轉述：加速內化

第一部 職場基本態度與信念

 

投入職場的前5年，

是形塑「職場認知」及「職涯人格特質」的關鍵期。

 

 

1.「豆芽現象」：是指長得快但不扎實，常出現在職場新人及剛擢升的主管。

 

2.「人兩腳，錢四腳」：

人如果真正有能力，錢就會主動追上來。

所以，把時間投注在不斷提升自己的能力吧！

 

3.「年輕人的資產與負債」：

年輕的最大資產，就是擁有時間；

年輕的最大負債，缺乏經驗、涉世未深、

處事不夠圓融、工作歷練不足、個性許多稜稜角角帶琢磨。

趁著自己年輕的時候，花同樣的時間累積比別人更多的工作經驗。

經驗要累積的比別人快，唯有更努力工作

(讓實質8小時的工作時間擁有十二小時的工作經驗)是不二法門。

不是時間一到就會自然而然當上主管，沒有實力的累積，根本是天方夜譚。

 

4.「公車理論」：

機運就好比搭公車一樣，

除了需要天時，還要地利與人和。

如果把這個理論觀點放到職場上來看，就可以作比方：

今天即使眼前你有一個很好的機會，如果表現的好，未來必定可以高升；

但同時，你在接任這項任務前，也會評估自己的實力是否"夠格"，

如果你的實力不足，那眼前的這班"機會公車"也只好讓它從眼前開過。

 

5.「人無遠慮，必有近憂」：

現在所面臨的憂愁，是肇於以前沒有深思熟慮的行為。

今日的憂愁的既是昨日所致，

就應該去追溯過去的哪些相關決定不夠周延，才造成今日的苦果，

倘若重新來過，哪些錯誤可以避免。

俗語說：「不經一事、不長一智」就是這個意思

 

6.「大者恆大？」

產業走向專業分工，基礎架構趨於完善時，

使得知識創意落實為商業價值的門檻降低。

(這也呼應了Ivory我之前看過的雜誌，文章上提到關於"工業4.0"的概念，

即使科技在日新月異，只要掌握"人文"這個核心價值，

就永遠不怕被機器給取代掉。)

 

7.「簡單就是美」：

人，不會在生活中，為了學會使用設計者的複雜功能而自討苦吃。

這就是所謂「科技始終來自人性」的道理。

 

8.「自卑與超越」：

人，可能因為自卑而產生超越的強大心理，但也因此可能產生自大。

端看人們如何駕馭自卑心態。

 

9.「職涯成長的認知與突破」

職位想要上升的必備條件，

除了針對初接觸的工作內容，從完全不懂到了解進而熟悉工作內容而並入狀況；

通常還需額外花至少一年的時間，

進一步針對工作內容的本質與意義有更深入的了解，

亦即針工作項目並非個別單一的了解，而是通盤的掌握與貫通，

進而達到精通的程度，其能力才得以明顯提升。 

 

另外， 輔導同仁並非只是告訴他一件事該如何做，

而是要告訴他本身該去除的障礙為何。

這些障礙往往是阻礙一個人從熟練工作內容之後，進而達到精通程度的阻力。

 

阻礙一個人往更高層級提升的因素最常見的有兩種，

首先是上升一個層次之後一般人會希望獎賞自己，而產生了休息的念頭，

失去繼續學習成長的動力；

另一個問題是基礎不夠扎實，組織當中任何一個職位都不過是名稱而已，

真正的重點在於坐上這個職位的人是否能勝任。

不能勝任的原因往往出在對基層工作的掌握不扎實，因而無法領導部屬。

 

 

第二部 推力的正確認知

1.「過度依賴優勢，讓人疏忽能力培養」

能力與優勢的最大差別，

在於能力是要經過努力、相當時間的磨練，才能打造出來；

通常是因為遭遇了某個困難才會激發人去思考解決方法，並經由嘗試，

從中摸索體驗出一套真正能解決問題困難的方法和技能。

 

2.「資訊過多，讓人膚淺」

所以你該做的事，是「建立一套吸收資訊的模式與習慣」

首先，界定資訊的優先順序 ，

將資訊區分為「核心」、「輔助」與「其他」資訊。

 

核心資訊是指一個人工作和生活會產生立即、必要關聯的資訊，

應優先投入時間去理解思考並與既有經驗做深度的連結。

其次是輔助資訊，屬於有些關聯但不會出現即刻效應者。

不屬於以上兩者的資訊，則歸為其他資訊。

在沒有核心資訊時，才可依序去接受輔助、其他資訊。

 

另外，也要養成對資訊的吸收採取「寧可精，不要多」，

前一個核心資訊未充分思考理解前，切勿擺下現有的去接受新的資訊。

 

3.「聰明人，容易不務實」

所以，最好的解決方法，就是建立一個提醒機制。

學習事物時，一旦出現：「我懂了」的念頭，

就將其視為一個警訊，提醒自己應該沒那麼容易，實際上可能還不夠，

進而刻意延長實務歷練的時間，進而去體會真正長期策略實務後的扎實感。

 

4.「老鳥，也會墜機」

 

5.「知識與常識」

在某一項專業的領域裡，

幾乎有80%都屬於常識，只有最後的20%才是真正的知識；

對於剛入行的新鮮人，前兩年所學到的都只是該行的常識，

但很多人卻誤以常識為知識，覺得自己懂很多了，因而停止了學習的腳步。

舉例來說：規劃促銷活動以增加產品銷售是產品行銷的常識；

但如何針對特定客戶族群精準規劃促銷配套內容，

使投入資源集中用於激發潛在顧客的購買意願，則是知識。

 

6.「能力的內涵」

包含了三大部分，

「專業知識」+

「執行能力」-執行、處理事物的方法與經驗+

「學習能力」-學習、反省檢討的能力。

注重三者的均衡發展，其能力才可真正提升。

 

7.「能力養成的五個等級」

能力養成的五個等級：

「不會」→「會」，了解了基本的步驟與方法，但品質較差

→「熟」，透過假以時日的反覆不斷練習，進而把事情做得有效率，

能兼顧品質與效率。但充其量仍是一樣畫葫蘆

 

→「精」，對所從事的工作有深度地了解，

就算有變化，也不會因此驚慌失措，無從下手。

唯有個人具備獨立思考的習慣+習慣性地運用系統性思考+與結構性分析，

才能達到徹底而深度的了解

 

→「通」，此階段，必須經過同一領域中兩種類型以上的事物，

比較分析其中的差異，加以去異求同。

是融會貫通的意思。

這是個不斷學習的過程，而非隨時間推演而能自然達到。

 

學習能力

指學習的方法與技巧，並非是學到了什麼東西。

第一種方法，拆解法：

先將整體拆為局部，了解個別部件、部件間的關聯性後，

再繼續往下拆解更小的層次，即能透徹瞭解整個事物的內涵。

 

第二種方法，併整法：

當面對的事物未經整理或取得資料有困難時，先由資料蒐集做起，

隨著資料蒐集到六七成時，即可由自己整理的資料，去推斷事物的全貌。

 

第三種方法，拆解與併整的混用：

三種方法運用的熟練讀及火候，決定了能力的高度。

 

學習與應用

1.善用連結思考，結合經驗並做轉換模擬。

註：「轉換模擬」，學習擴大效果，

習慣不只看東西的表面而是看到事物的本質。

例：辦公桌上的報紙、茶杯、打火機；就是廣義的辦公用品。

 

2.先找主題再找知識：主體是問題，而非所學知識；

所以如果學到知識就去用，但找不到主題，就是本末倒置。

 

系統習慣的養成

強化的表達方式有三種，

第一：top-down的結構方式：

工作月報的結構，先整體再細部；

遇到統計報表時，特別注意將「合計」項目放在最上方。

 

第二：養成繪製結構圖或流程圖的方法，此法有助於了解各部件的因果關係。

 

第三：建立個人工作控管表：

將所負責之工作，有結構地表達於一張工作表上，用於定期追蹤控管。

 

連結閱讀才能學以致用

 

整合閱讀才能提升整合能力

要完整了解一個主題知識，必須主動式的整合閱讀 ，

即一次「閱讀多篇文章」，並要修枝剪葉的理順其關係，

重新以一個邏輯組織起來 形成有結構層次、輕重緩急的成套知識，

這個動作需要搭配「思考、系統、結構、整理及分析」等

五大習慣中的「整理與結構」：

一、提列重點，歸納分類

 二、找出矛盾，充分釐清

三、找出各分類的概括名詞

四、理順邏輯

 

第三部 制度是know-how還是束縛?

1「無能者的藉口：簡答『公司規定」』」

所有公司的制度、辦法、規定，背後都有其政策目的精神及經驗道理。

如果能先理解背後的政策精神及前人經驗，做事的成效自然又快又好，

執行者也能詳加解釋，協助他人充分理解，快速上手。

 

2.「橫柴入灶？」

如果持續用錯的方法，卻未能意識到要及時改變，

不就是不知不覺中陷入橫柴入灶的狀況而不自知嗎？

這會有兩類人：

第一類- 做事方法數十年如一日，

成效不彰卻無動於衷，過程中甚少思考怎麼做效果最好，

只要有在做就好了。誤把手段(有在做)當目的。

這類人很容易成為組織內的萬年科員，甚至很快會被組織淘汰。

 

第二類- 做事很認真負責也有做好事的企圖心，

然而面對難題時，一個方法試了很多次，毫無成效，

還是很有耐心的重來一遍。這種缺乏時間也是一種成本的意識。

想改變上述狀況，就要養成「方法最多試三次」的習慣與機制，

強迫自己退回原點重新思考，另闢蹊徑，

甚至還要能夠當機立斷，轉向主管求助。

(Ivory我自己本身就遇過，屬於那種會一直在「死胡同裡繞來繞去」的人，

拖到她自己的時間不打緊，最惱人的就是連我的時間也拖下去。

遇到這種情況的時候，我們一定得要主動打破沉默，提出應變策略，

如果對方不願採納，你就直接作給對方看，趕緊把事情了結最重要。

免得讓對方成為你工作上的"效率小偷"。)

(這也促使我，只要一個方法試到第三次，一定要有警覺，

若再不成功，立馬回頭檢視可能得問題點，

免得耗上時間來被嫌效率低，簡直吃力不討好。)

 

 

3.「本能叛逆與理性叛逆」

兩者最大區別：

在於「本能判例」是依據自己的感覺、好惡來做判斷，只要我不喜歡我就反對；

而「理性判例」是依據理智，思考分析做出理性判斷，是為了做得更好而叛逆，因而能改變現況。

(Ivory我以口白的解釋，就是「對事不對人」兼「不要為了反對而反對」

養成習慣，只要在自己提出異議時，就要當機立斷以上述的原則檢視，

真正成熟的工作者，是不會讓自己的情緒影響到工作的ㄛ~)

 

4.「要理解才去做，但無法理解也要去做」

習慣理解才去做的人，有時會陷入另一種狀態的僵化，那就是"只做理解的事"。

看待無法理解事物的正確觀念，

應是「先接受,並透過做中學，一邊做一邊理解」。

(這點我覺得就是所謂的「包容度」，

很多時候，我們並無法理解對方為什麼會採取這樣的行動，

有時甚至還要跟著配合；

但我們不妨就以「試試新方法，說不定能帶來新成效」的態度，

接受所以我們無法理解的事，

然後，完成它。)

 

5.「不是制度僵化，是人僵硬」

請相信制度是活的，

所以，首先並請瞭解制度背後的意義。

 

6.「形期無形」

進入企業學習的個人，必須擁有兩個正確認知，

亦即先認知到製度流程與運作模式的價值，了解其為企業專業模式之所在；

其次得要注意是否確實抓準每個制度流程與運作模式背後的精神，

一旦有了正確的認知，只要具備足夠的企圖心，用心演練，

體悟每一項制度流程與運作模式的細緻內涵，相信很快都很具備基本的專業架勢。

 

7.「生活中訓練井水、河水分清楚」

訓練自己在面臨每一件事情的時候，

都能夠習慣性地先判定其定位，

準確地掌握其特徵與其他事情的差異，

並用最適當的方法去處理。

磨練得越久，火候就越深，掌握事情的精準度也隨之提高。

 

8.「到隔壁便利商店買東西，不要開車！」

舉例來說；透過內線對話對談5分鐘便可以解決的事情，

如果還透過email打字回覆，

來來回回花的時間可能是電話的10倍，效果卻不見得更好。

記住：效能強大的工具，比較適合用在處理大量的事物上。

一項好的工具，應用重點並不是「多用」，而是「善用」。

 

9.「懶而美的文明」

當你持續感覺自己很忙的時候，這就是改善效率的徵兆 ，

不要用「勤快」逆來順受,要回過頭來檢視自己的工作內容，

進而整合達到效率化或者是刪減重複性的操作；

另一種情形是當你做一件事情的方法超過半年是一樣的，也要主動尋求變動，

不要數十年如一日，依樣畫葫蘆。

如果能注意到細微的事情提升效率，就是保持競爭優勢的重要關鍵，

也是頂尖企業精緻化管理的一環。

(也就是說，要懂得改善自己的"工作流程"是否有需要改善的地方。)

 

 

第四部 將才的條件

 

1.「每個人都是管理者」

管理是一項至為重要的技能，

任何人無論是在工作、生活當中，到處都在從事管理，且一輩子都脫離不開。

不過別擔心，管理的知識與經驗可以從工作當中來學習並累積。

 

2.「每個人都要有會計觀念」

(比較投注的人力物力成本，而非只看表面金額)，

懂得用會計的角度來幫助自己做正確的評估，減少判斷錯誤的機率。

 

3.「主管格局的自我培養」

首先，要能客觀地看待所有事物

其次，則是思考判斷事物時的平衡感；不偏廢任一方

最後，就公司經營來看，去均衡解長遠地考量員工、公司與股東三方面，

不能偏廢任一方， 每一面向還要看得廣、看得遠。

 

4.「獨立人格的行為特質」

5.「善用旁人提醒，減少個人盲點」

6.「溝通能力的基礎」

是人的了解。

如何從對方的背景、環境、思維模式與所屬立場，

提醒對方對這件事可能的態度與反應，

以及自身該如何訴說對方才聽得入耳，

並順勢引導到能認同你的想法。

 

7. 「衡量個人成熟度的四項指標」

一、單面向vs.多面向。

思考事情如果這麼做，其他相關事物會產生什麼連帶變化，

或是如果在另一個部分做出哪些配合可以是整體效果更好等等。

 

二、有形vs.無形。

一個人從只能看到有形價值，到進一步能夠體認無形價值的存在，反應出這個人的成熟度與火候。

 

三、短期vs.長期。

 

四、相對vs.絕對。 ​

記住，當我們說一件事物是"好"時，

指得是與另一事物比較之後相對的好，而非絕對的好。

好與壞之間並非100分與0分的截然劃分，好有可能是70分的好，再加上30分的壞。

 

8.「觀念改變是突破現狀的開始」

舉例來說：員工將主管視為管理者，

一味地掩蓋自身缺點，不讓主管看清問題所在，

卻反而使自己失去獲得幫助的機會，進而影響工作績效；

但如果在觀念上略做改變，把主管當成是為自己在工作成長上的顧問，

遇到困難時向其請益，將對本身的工作與成長帶來相當大的幫助。

 

9.「到底是『士』還是『將』?」

在組織的金字塔結構中，超過80%的人員都是基層人員；

兵、將、士的差異往往不再資質和能力 而在於「思考習慣」與「任事心態」。

「思考習慣」是指思考範疇的大小；「任事心態」是指主被動觀念。

 

 

杜書伍職場建言

1.堅持自己的信念

2.先專精在求廣度

3.不排拒任何小事 ：做事前的思考要訣：「掌精髓-建架構-長肌肉」

4.樂於承擔挑戰

5.豐富你的工作

6.最後，請試著迷你的工作，就會慢慢「浮」上去

 

 

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