小小隻のRuby

 

讓我們繼續從第4章開始把書看完：

《今天就把明天的事搞定》

作者在前言的地方就先幫大家把本書將會介紹的8個概念具體列出:

1. 今天就把明天的事搞定

2. 達陣的聰明選擇

3.三要領把時間最大化

4.三階段讓好習慣取代換習慣

5.把正確評估當成儀表板

6.五步驟學習與自己對話

7.三步驟學會與他人對話

8.消除三病毒，讓你成就超凡

      不過，雖然8道概念看上去不多不小，但是作者也特別提到，因為大腦"通道容量"的關係，我們在思考要挑選哪個要利用哪個概念處理職場或生活的問題時，一次挑選一個最有共鳴的開始就好。切記! 成功的關鍵就是一次做出一項改變。

      當然，如果你對所提及的每項概念都很有共鳴，那可以列出順序，一一實踐，但不論如何，一次只做一件才是能改變成功的關鍵。

長遠來看，「忙碌」不會在市場上獲得回報，「高效」才會。

Ch1 今天就把明天的事搞定：列清單

       不同於以往，只是單純如水帳形式列出長長的一串清單，我們要練習依事情的重要程度及輕重緩急來列清單。清單要列得巧，而不是列得越長越好。此外，建議用手寫取代電子產品的方式來列清單，因為透過手寫可以活絡大腦的網路神經元區，讓我們對列下的事情不僅有概念，也更記得牢。在執行清單的過程中，要改掉"等到最後一刻才完成所有事"的習慣，盡早完成清單上的任務，也才能有更多空餘的時間完成其他瑣碎的細項(當你說：「我晚點再做」這等於是跟自己說：「我不會去做」)；此外，還要注意心態上的調適，要從"做完所有事"調整成"完成最重要的事"，成功人士從來不會要求自己一天完成所有事情，但每天都會完成最重要的事。

    計畫清單的時候，同時要留意到:一次不要花超過5分鐘的原則。為什麼只有短短５分鐘呢？無非是希望要讓我們養成簡潔有力地列出真正重要的事，不要鉅細靡遺地花時間在編列計畫上。我們可將一天的任務分為：3件重要的事及1件必做的事；其原則分別是－秉持著務實及企圖心，藉著每天將任務完成所獲得的小小成就，最終累積為大大成功(3件重要的事)＆鎖定一件事，然後去做它，當身體習慣處在活動中的狀態後，便能一直活動下去(1件必做的事)。

    清單上要強調溝通交流，能直接和對方面對面或打電話溝通完成一項任務，會使你的成功度越來越高。

操作圖示如下：

   

最後，回溯到先前提及5分鐘的原則，除了要縮短制定計畫的時間，更完整地說法是：要秉持”前一天就要花5分鐘完成制定計畫”，為什麼呢? 因為未完成的事情對大腦產生的緊繃感，會一直留在意識和潛意識裡，無形中增加大腦許多焦慮，使身體無法獲得全然地休息。

實際試驗後的心得：

列出3項重要的事，其實也在無形中幫自己歸納出當天工作的方向性，抓出最重要的工作完成它。在一開始我遇到最大的阻礙是：瑣碎事情怎麼辦? 因為行事曆上的空間都保留給3件重要的事，突發的事件如果再寫進去不僅打亂原本工作的行程，也會使畫面顯得凌亂。

我的做法是：能一張便條紙，把瑣碎的事情寫上去，趁著完成重要任務的空檔，趕緊完成，完成後一定得劃掉(這是奧美公關－段奧娟提高執行力的心法)。

此外，書上介紹的時間，是標註完成時間，但我自己是用的則有些許不同，我把完成時間修正為：起訖時間，這是告訴我自己在什麼時間應該開始這項任務，並預計在什麼時間結束這項任務；如果無法預期完成，我就必須回頭檢視原因所在，是評估的時間有誤還是溝通上遇到了阻礙，有沒有什麼可以解決的方法?

 

 

 

我的清單修正後是這樣：

 

Ch2 達陣的聰明選擇

聰明選擇的三要素：「簡化」、「專注」與「方向」

從小，我們就被灌輸了錯誤的價值觀：「要當個可以成為多能工的超人才厲害」，所以「一心多用」就成為諸多人追求的目標，但事實上，過多的資訊其實會讓我們產生「選擇障礙」，進而裹足不前，因而自我質疑導致拖慢行動。通過本書介紹大腦「通道容量」的概念便明白，「專注」的威力才更強大。

從現在起，我們要謹記一項觀念：目標從來都不該是事事做到，也不是處處擅長；我們可以試著少做一點，然後多做幾次。藉由每天微小的成功，累積給自己大大的成就。

還有，要學會分辨關鍵重點，才能把有限的資源(你的精力)用在刀口上。我們不妨善用「緊急」及「重要」兩個原則作為分辨的依據，假設我們今天因為工作假日加班，犧牲地是與家人相處的時光，當我們對一件事說「好」的時候，勢必也在對另一件事說「不」，這個時候，「堅持」的力量便顯現出來了，當我們在懊悔為什麼當初要做加班的選擇時，其實心裡更氣憤地是：為什麼沒有堅持說不?

研究顯示，習慣的養成需要21天的時間，作者提出了一個更有力的觀點：「達陣」。「達陣」意味著真正成功做到改變，而成功改變的定義，是連續3個月以上每天都有做到，且達成率在9成以上。

 

Ch3 三要領把時間最大化

我們該看中的不是花多考時間做事，而是如何做得把事情做得更有成效。

 

如果你看到標題後，直覺認為本篇是在探討「時間管理」，那麼，你一定要接續讀下去。

一開始，我也以為只是要教導「時間管理」的方法，但其實本篇的主題是「時間最大化」；

時間"管理"與時間"最大化"的不同之處在於：傳統的時間管理教人如何善用既有時間，而時間最大化則是教我們如何創造更多時間。

很多時候，即使我們把所有事情統統做完了，但也不代表我們都有把事情做對，也不代表有按照自己的意思善用時間。

 

要做到時間最大化有三個訣竅：

一、善用空檔時間

二、排定關鍵重點

三、縮短所用時間

 

以下分別一一做介紹：

一、善用空檔時間

 基本核心原則就是：你越是成功，需要善用的單位時間就越短。

 

想想看，如果今天有一個會議提前10分鐘結束了，那麼，這10分鐘你會拿來做什麼? 逛網拍、閒聊、玩手機遊戲....，這些都是我們在公司常見的殺時間方法（書中列出了７大浪費時間的玩意兒：個人信箱、臉書、體育網站、新聞台、購物網站及股哥搜尋引擎）；但如果你從現在起，你想成為生活中的佼佼者，就得做些「不常見」的事，那就是：把零碎時間花得更有意義，處理更重要的事情。

 

我們可以定義自己的「空檔時間」：當空檔時間多餘N分鐘，我要完成什麼事；當空檔時間少於N分鐘，我就可以偷個閒。這邊要額外提醒的是，「時間單位」最短的設定可以用1分鐘，最長也不要超過15分鐘。

 

以我而言，我將空檔時間設定為5分鐘：如果今天剩餘的零碎時間多餘5鐘，我便會利用這段瑣碎時間來處理一些代辦事項。

 

二、排定關鍵重點

重點不是做好每件事，而是做好最重要的事；所以，不要等到空檔出現才思考要做什麼，而是要儘早做好規劃。

 

訂定具體計畫時，要學習把優先事項分為「大項目事項」（分類本身，如：開發新客戶、收發電子郵件及撰寫計畫書）及「小項目事項」（分類底下的個別項目，以開發新客戶為例：可能是尋求介紹或與友人會面等事項）。

在分類各項目的時候，要注意不要僅將眼光專注於短程立即見效的行為（例如：加班），也要將時間投入長程見效的行為（例如：善用工作術以提高工作效率）

 

三、縮短所用時間

除了要學習把處理各事項的時間加以縮短，也要習慣於去設定結束的時間。

 

以往，我們只是單純告訴大家會議的開始時間在09:00；現在，我們可以在會議開始的時候，便明白地告訴大家，會議的開始時間在09:00，結束時間是09:25。所以，別等遲到的人了，準時結束每場會議就是在鼓勵準時參加的人（我有聽過一間企業的高層會議，做法是：時間一到，門就鎖上，遲到的人，就是得站在門外，如果是持續３小時的會議，很抱歉，那就請你在門外站３小時。）因為，你得讓大家明白：你會遵守時間，你同時也很尊重大家的時間，也藉此漸漸累積大家對你的信任。

 

會議只要由三部分組成：開場、主題跟結尾。

開門見山的開場：「上次開會至今有什麼改變？」，接下來要切入主題，然後簡短地列出代辦事項（至多三件，最理想的狀況是一件），最後在剩下五分鐘的時候進入結尾階段，可以幫大家做個總結這次開會重點，並問大家：「會後要採取的行動是什麼？」

如果沒什麼好行動的呢？那就表示根本沒有開會的必要，只要把代辦事項寄給大家就好。

 

至於電話會議的小訣竅則是：

1.在開始前就要先構思談話的架構（我個人的習慣是會寫在紙上，避免遺漏交辦的事項或談話偏離主題）

2.說出一兩個重點就好，保持簡明扼要

3.最長不要超過17分鐘，免得大家注意力渙散

 

而且，你注意到了嗎？　TED每場演講的長度平均下來不超過１８分鐘，那是因為有科學研究指出，人的平均專注力是15-20分鐘，想要提升溝通效果的話，不妨參考以上原則。

 

為什麼人會有拖延的習慣呢？研究指出，大腦面對複雜的事情，為避免耗費過多的養分在思考上，會盡量以簡單的方式來處理，這個時候，「拖延」就是第一個從我們的小腦袋瓜冒出來的想法。但是事情越積越多的情況下，我們漸漸感到焦慮，出現壓力，覺得忙碌與失控，最後撒手一攤，停止動作。

其實，要對付拖延的方法就是：「問與切」，透過把事項拆解細分到可行的每一小步，然後，專注在踏出那「眼前的一小步」。

 

＊2020.05.03後記

最近在一直持續刻意練習「通道容量」的概念，我會很明白地告訴自己：「一次只做一件事」。我最常發生在當網頁開啟的速度較慢時，便會開啟手機滑Youtube，點開音樂來聽，然後一聽下去便沒完沒了，再次回神的時候，往往過了一小時，時間就這麼無聲無息地溜走了。

 

但自從開始練習「通道容量」的概念後，網頁速度慢個幾秒時，我也會耐著性子等等，

同時，也因為只做一件事，大腦便得不再混亂與焦慮，而是能有條不紊地完成工作清單。

 

不過，以上這些都是我提升個人在家工作的方法，上班的時候可就不是這麼簡單了，因為外來的突發狀況太多，所以得搭配更多技巧做練習才是。

 

Ch4 三階段讓好習慣取代壞習慣

習慣不是靠21天培養完成就一勞永逸，而是持續起伏地高低變化。

而有那些因素會影響習慣建立的時間長短呢? 包括所含的時間、習慣的類型和與原本習慣的差異程度。「外部刺激觸發習慣(行為本身)→然後對行為產生情緒反應」，要想培養新習慣的步驟，我們可以從行為模式或習慣所出現的大腦區域，也就是記憶與情緒的大腦區域來下手。

不論是想增加正面的新習慣或是取代負面的舊習慣，體體認到自己正處於哪個習慣養成階段：蜜月期→苦戰期→第二天性期，是最重要的一步。

 

開始的前一兩天是蜜月期，源自於某種正面或負面的衝擊（你因為混亂的辦公桌，弄丟了一分常重要的文件，因此你下定決心，要每天下班前１５分鐘整理辦公桌），你充滿幹勁要迎來新改變；然而，從第三天或第八天開始，你面臨阻礙，每每總有一個問題矗立在眼前：要選擇好走的路，回歸平凡還是要「贏得苦戰」？

 

為了進入「讓習慣成為第二天性」的第三階段，我們必須透過以下四招贏得苦戰：

1.「慣例化」。透過刻意練習，把新習慣給慣例化，只要我們越能減少意外，越有機會成功。

比方說：我們要安排自己固定在下班前１５分鐘整理桌面，而且絕對不能有任何藉口不做，我們的目的就是要讓自己有一天能自動自發去做這件事。

 

2.「體認自己所處的階段」。我們要誠實並簡單地跟自己說：沒錯，我進入苦戰期了！同時並提醒自己：打贏這場仗很重要，今天就要贏。為什麼？因為每打贏一場苦戰都會得到幹勁，更容易面對下一場苦戰；反之亦然，每打輸一場苦戰都會損失幹勁，更容易放棄下一場苦戰。

 

3.「問兩個問題」－把情緒帶入，透過情緒激發行動，跨越狀況體認，問自己：「贏得苦戰會有什麼感覺？輸掉苦戰又會有什麼感覺？」以我自己而言，第一個問題的回答是：「贏得苦戰會讓我覺得自己是個成功的上班族」，第二個問題的回答則會是：「我會陷入自我管理不佳的負面情緒」

 

4.「想像未來」－ 想像5年後你因為不斷贏得苦戰所成為的什麼樣子，請你誠實地去感受改變所帶來的好處；接著，請你鉅細靡遺的想像5年後你輸掉苦戰的樣子。

盡量想得越詳細越好，讓情緒投入，效果才會最大。

 

當習慣成為第二天性時......

你要小心洩氣怪物和成功的誘惑！

「我幹麻這麼費功夫，反正怎麼做結果都沒差」這就是所謂的“洩氣怪物”，會削弱我們繼續努力的意願。你只要記著：成功不見得總會立刻降臨，日常的改變都會造成中斷(以我而言，最常因為拋開工作的週末而鬆懈，使建立好的習慣因為憂鬱星期一而廢止。)

另外則是“成功誘惑”，因為一時贏得苦戰，讓你誤以為再也不用努力維持住習慣，接著，便又乘上雲霄飛車，體驗正面與負面情緒的拉鋸戰。

 

所謂「知己知彼，百戰百勝」，打敗敵人，避免又掉落苦戰階段的第一步是“認出敵人”，我們得學會認出洩氣怪物，認出成功的誘惑。

 

如果開始受到誘惑，那就把一天必做的事情多做10%，當普通人獲得成功，反應往往是接下來想少做一點；但如果你願意再接再厲，對你的整體心態將會大有助益。

 

卓越來自每次不斷從事別人不能做和不願做的事，換句話說：成功不在於聰明優秀，而是持續不懈。

 

Ch5 把正確評估當作「儀表板」

成長的第一步，就是要知道自己當前的優點及進步的方向。

 

用"完美主義"評估表現，可能有害無益，因為「失敗」會逐漸侵蝕掉一個人的自信；

正確的評估才能帶來真正的進步。

「適當地稱許自己比自我感覺良好要好得多」

 

如果一直把注意力擺在無法掌控的「輸贏」或「追求完美」上，不僅會陷入負面的情緒與想法，最終還會無法好好關注真正可掌控的事情。

 

我挺喜歡書中提到的這段:

當你以努力定義成功，一切都能達成；

當你持續朝目標努力，並真實地評估努力程度，你會變得值得成功。

太關注成果反而讓你更難得到成果，甚至還要花更長的時間才有好成果。

 

所以，我們可以透過客觀的「成功日誌」

來進行評估

 

那麼我們的目標該如何設定呢？

請遵守以下三個原則：

 

1.「目標設定」

成功人士每天會把注意力擺在最重要的事情上(第一章提到的「3件重要的事」)，

至於其他事，做得還好就行了。

 

2.「聰明選擇」

選擇目標要務實，切記好高騖遠。

 

3.「學習不平凡」

一般人只關注「結果式導向」的目標，但你必須開始學習以「過程式導向」擺在前頭。

這要怎麼做呢? 如果你是一位球員，當你看到排行榜上的打擊率可能不盡理想時，就在心裡吶喊一聲：「管他的」，然後專注再把每次的球打好就行了。

 

 

透過「成功日誌」的幫忙，我們可以更正確地評估自己：

(關注在事情搞砸的地方屬人之常情，但這麼一來，你可能只會繼續搞砸它。

成功日誌強迫你關注在做得好的地方，因為光是有效評估就能帶來進步。)

 

為努力程度獎勵自己能帶來正向循環，讓表現進步，你將會變得更懂得如何進步，也更有幹勁找出成功的方法。成就要有意義，慶祝與勝利大小相關。當我們確實勝利就該慶祝，放鬆下來，讓心緒暫時抽離。

比方說：如果你整周都妥善做完「三件重要的事」與「一件必做的事」，周五下午不妨放個半天假，不接手機、不談公事，和家人在一起。

因為成功並非一蹴可幾，而是有賴持續努力跟妥善評估成效；而持續成功的方法是：獲勝→慶祝→忘掉......

 

Ch6 五步驟學習與自己對話

所謂「自我對話」，簡單來說就是在頭腦裡跟自己對話，描述自己是個怎樣的人、相信怎樣的事，及對正在做的事有什麼感覺。

不過，由於內在對話常常偏負面，言詞上的傷害往往糟過實際傷害自己的身體。慶幸的是，我們能透過引導自我對話來改變自我印象。

藉由建立一個代表「真正的你」及「想變成的你」，並留意自己都跟自己說了些什麼，要努力避免負面的自我對話，責備自己無濟於事(就連開玩笑的責備也不要有)。

你應該開始學著跟自己說哪裡做得多好? 想怎樣的進步? 專注解法而非問題，靠自我對話與想像加深正面念頭。

「你所關注的會增加」，當你關注某個事情，那件事會佔據你的心頭，其他念頭都被趕到一旁；持續關注負面事物，就如同替你家後院雜草施肥。

實際的心智訓練可以透過書裡所教導的「心智訓練法」的五個基本步驟：

步驟一、核心呼吸法。在自我對話前，先吸氣6秒→秉住2秒→吐氣7秒。

 

步驟二、自我宣言。「今天我很健康、很強壯」、「我充滿正向能量，我會一年賺一百萬美元，而且是個超棒的好媽媽跟好太太」。

自我宣言有兩個重要的原則：「強調自己一個正向特質」及「反映自己想成為怎樣的人」。

別太擔心自己現在是什麼樣子，而是要專注於自己想成為什麼樣子。

 

步驟三、個人出色宣言。想像自己正在心珠所想的那件事時的景象，和客戶對談的餐桌、共進的早餐、擺在眼前的咖啡，你的感受是什麼。消除負面情緒的方法是在想像期間刻意以正面情緒取而代之，讓自己在想像時也能感受自信。

 

步驟四、自我宣言

 

步驟五、核心呼吸法

 

Ch7 三步驟學會與他人對話

你相信嗎? 原來「準備」與「溝通」造就了賈柏斯在Iphone發表會上的精采決倫。

有研究指出，演講的力量來自演講的方格，而非字句本身；

換句話說，只要你能展現自信，你就是個出色的說話高手。

 

勤加練習簡單的三步驟，就能在說話上面獲得自信與成功：

 

步驟一：寫下來

 

首先，請寫下你在演講前5分鐘要講的內容，然後刪減不必要的句子，要簡潔有力；

接著，跳到結尾，同樣寫下 你在最後5分鐘要說的話，

藉由作結的方式，替簡報的其餘部分訂出方向，

一場演講的重點只有一個，至多三個次要重點。

如此一來，心裡便會有很清楚的方向：過程中所說的每句話都在替結尾鋪路。

 

為什麼要刪減? 「說得越多，愈顯得不可信」這個概念值得留意，

要讓聽眾最快離席的方式，就是來場又臭又長、東跳西眺、毫無重點的演講。

 

當然，有了內容之後，我們可以透過「故事」為我們的演說增色，

具體有細節又切合主題的故事，可以增加說話的可信度。

 

步驟二：慢下來

速度最能展現自信，只要"刻意停頓"，我們就能放慢說話的速度。

試著在不同的資訊間停頓3秒、5秒，甚至是7秒；實際慢下來後，你會傾聽地更好，有時間去思考自己要說什麼，要怎麼說才準確。

 

但即使坐在台下地都是精英份子，

你也不該一次拋出太多的概念，

然後透過不斷地重複，聽眾才可以逐漸記住你要表達的內容。

 

步驟三：三角成功法

所謂「三角成功法」，是指在一場很重要的簡報或會談的前三天(如果你不只三天，那更好了，練習的次數越多越好)，每天各三次(「早餐、中餐、晚餐」各一次，是一個很不錯的安排)，每次三分鐘(其中要間隔60分鐘)，在心中排練想說的內容及呈現的方式。

 

此處有個觀念得說要明白：「練習」≠「排練」。要讓「排練」產生實質的效果，你必須先想像正式上場時的場景，在台上時你會說的一字一句，對方可能給的回應及當下的感覺。用三角成功法「預先創造」上場時的壓力，讓個體去感受、去體驗，去好好準備。

 

Ch8 消除三病毒，讓你成就非凡

不知道大家會不會跟Ivory有一樣的盲點，

常常想要等到資訊蒐集完成，想要等到最佳時機再做決定，

但實際上卻常常忘了! 

其實這世上根本就不存在"最佳"時機

 

時間永遠不會最合適，如果想等到獲得最佳資訊在最佳時機做出最佳決定，

恐怕，你只得一直等下去了~

 

我們倒不如化等待的被動為主動，把每次的普普的機會都打成一首好牌。

要從「平凡」變「超凡」，打得一手好牌，我們就必須消除以下「三病毒」

 

病毒一號：落入合理藉口的陷阱

切記，成功人士與一般人士的標準差別就在：即使遭遇阻礙，成功人士仍會設法解決；而一般人則是不斷接受各種藉口，也漸漸地拉低個人標準。

當藉口顯得越合理，你越會接受失敗，把失敗視為理所當然。但是，實際能鞭策我們不斷進步的，是那些沒做到的事所產生的負面情緒。想轉變由內在而非外在事物驅動內心的話，就必須學著承擔責任，此時便會在內心創造強大的幹勁。

「不找藉口、承擔責任」本身需要很大的勇氣，甚至會讓你感到抱歉，但光是不想著找藉口推託就能提高個人標準，讓你為自己的想法、目標及行動負責。

 

病毒二號：執迷於無法掌控的事物

我們可以透過列清單的方式，來檢視自己是不是將太多的時間及心力放在無法掌控的事情上。

首先請針對要討論問題，列出「可以掌控的事」，接著，再列出「無法掌控的事」，接著，你會發現，其實我們都花太多時間及心思在「無法掌控的事」上，為什麼會這樣呢?

這是因為，關注「無法掌控的事」，我們就不必花時間思考改進的方式，是不是又回到病毒一號：「落入合理藉口的陷阱」。

下次，當你沮喪的時候，不妨拿出紙筆，列出「可以掌控」與「無法掌控」的事，有助於使我們重新專注投入可以掌控的事。

 

病毒三號：臣服於問題中心思維

「你關注的所有事物都會變大」，如果你明白這個道理，那麼就能更快進入這裡要表達的「問題中心思維」：如果一直關注在已經發生的事情，問題只會在心裡越來越大，甚至會因為大腦釋放特定神經傳導物質，導致生理的不適。解決的方式就是利用「必得解決思維」。

所謂「必得解決思維」不強調"完美"，而是強調"0+1"過程，也就是說，我們只要在60秒內找出解決方法，即使是微乎其微的小改善也很好。替現況加點小進展，就能讓看似絕望的問題露出曙光。

閱讀完整本書後，可以發現核心概念圍繞在「養成專注的習慣」，

方法是：列出三件主要的事；

心態則是：不貪心，記得「大腦通道容量」的概念；

態度則為: 執行-成功後慶祝-隔天重新再來

利用這幾項主要的元素來培養自己能專注做事的習慣，

漸漸地就會跟我一樣體會到

行程在軌道上執行的成就感。