小小隻のRuby

今天要來討論一本可以提高工作效率的書：

《今天就把明天的事搞定》

作者在前言的地方就先幫大家把本書將會介紹的8個概念具體列出:

1. 今天就把明天的事搞定

2. 達陣的聰明選擇

3.三要領把時間最大化

4.三階段讓好習慣取代換習慣

5.把正確評估當成儀表板

6.五步驟學習與自己對話

7.三步驟學會與他人對話

8.消除三病毒，讓你成就超凡

我們先從章節1-3開始吧~

      不過，雖然8道概念看上去不多不小，但是作者也特別提到，

因為大腦"通道容量"的關係，

我們在思考要挑選哪個要利用哪個概念處理職場或生活的問題時，

一次挑選一個最有共鳴的開始就好。

切記! 成功的關鍵就是一次做出一項改變。

      當然，如果你對所提及的每項概念都很有共鳴，

那可以列出順序，一一實踐，

但不論如何，一次只做一件才是能改變成功的關鍵。

因為長遠來看，「忙碌」不會在市場上獲得回報，「高效」才會。

Ch1 今天就把明天的事搞定：列清單

       不同於以往，只是單純如水帳形式列出長長的一串清單，

我們要練習依事情的重要程度及輕重緩急來列清單。

(清單要列得巧，而不是列得越長越好)。

此外，建議用手寫取代電子產品的方式來列清單，

因為透過手寫可以活絡大腦的網路神經元區，

讓我們對列下的事情不僅有概念，也更記得牢。

在執行清單的過程中，要改掉"等到最後一刻才完成所有事"的習慣，

盡早完成清單上的任務，也才能有更多空餘的時間完成其他瑣碎的細項

(當你說：「我晚點再做」這等於是跟自己說：「我不會去做」)；

此外，還要注意心態上的調適，要從"做完所有事"調整成"完成最重要的事"，

成功人士從來不會要求自己一天完成所有事情，但每天都會完成最重要的事。

    計畫清單的時候，同時要留意到:一次不要花超過5分鐘的原則。

為什麼只有短短５分鐘呢？

無非是希望要讓我們養成簡潔有力地列出真正重要的事，

不要鉅細靡遺地花時間在編列計畫上。我們可將一天的任務分為：

3件重要的事及1件必做的事；其原則分別是－秉持著務實及企圖心，

藉著每天將任務完成所獲得的小小成就，最終累積為大大成功(3件重要的事)

＆鎖定一件事，然後去做它，

當身體習慣處在活動中的狀態後，便能一直活動下去(1件必做的事)。

    清單上要強調溝通交流，

能直接和對方面對面或打電話溝通完成一項任務，會使你的成功度越來越高。

操作圖示如下：

最後，回溯到先前提及5分鐘的原則，除了要縮短制定計畫的時間，

更完整地說法是：要秉持”前一天就要花5分鐘完成制定計畫”

為什麼呢?

因為未完成的事情對大腦產生的緊繃感，會一直留在意識和潛意識裡，

無形中增加大腦許多焦慮，使身體無法獲得全然地休息。

實際試驗後的心得：

列出3項重要的事，

其實也在無形中幫自己歸納出當天工作的方向性，抓出最重要的工作完成它。

在一開始我遇到最大的阻礙是：瑣碎事情怎麼辦?

因為行事曆上的空間都保留給3件重要的事，

突發的事件如果再寫進去不僅打亂原本工作的行程，也會使畫面顯得凌亂。

我的做法是：拿一張便條紙，把瑣碎的事情寫上去，

趁著完成重要任務的空檔，趕緊完成，完成後一定得劃掉

(這是奧美公關－段奧娟提高執行力的心法)。

此外，書上介紹的時間，是標註完成時間，

但我自己是用的則有些許不同，我把完成時間修正為：起訖時間，

告訴自己在什麼時間應該開始這項任務，並預計在什麼時間結束；

如果無法預期完成，我就必須回頭檢視原因所在，

是評估的時間有誤還是溝通上遇到了阻礙，有沒有什麼可以解決的方法?

我的清單修正後是這樣：

Ch2 達陣的聰明選擇

聰明選擇的三要素：「簡化」、「專注」與「方向」

從小，我們就被灌輸了錯誤的價值觀：

「要當個可以成為多能工的超人才厲害」，

所以「一心多用」就成為諸多人追求的目標，

但事實上，過多的資訊其實會讓我們產生「選擇障礙」，進而裹足不前，

因而自我質疑導致拖慢行動。

通過本書介紹大腦「通道容量」的概念便明白，「專注」的威力才更強大。

從現在起，我們要謹記一項觀念：

目標從來都不該是事事做到，也不是處處擅長；

我們可以試著少做一點，然後多做幾次。

藉由每天微小的成功，累積給自己大大的成就。

還有，要學會分辨關鍵重點，才能把有限的資源(你的精力)用在刀口上。

我們不妨善用「緊急」及「重要」兩個原則作為分辨的依據，

假設我們今天因為工作假日加班，犧牲地是與家人相處的時光，

當我們對一件事說「好」的時候，勢必也在對另一件事說「不」，

這個時候，「堅持」的力量便顯現出來了，

當我們在懊悔為什麼當初要做加班的選擇時，

其實心裡更氣憤地是：為什麼沒有堅持說不?

研究顯示，習慣的養成需要21天的時間，

作者提出了一個更有力的觀點：「達陣」。

「達陣」意味著真正成功做到改變，

而成功改變的定義，是連續3個月以上每天都有做到，且達成率在9成以上。

Ch3 三要領把時間最大化

我們該看中的不是花多考時間做事，而是如何做得把事情做得更有成效。

如果你看到標題後，直覺認為本篇是在探討「時間管理」，

那麼，你一定要接續讀下去。

一開始，我也以為只是要教導「時間管理」的方法，

但其實本篇的主題是「時間最大化」；

時間"管理"與時間"最大化"的不同之處在於：

傳統的時間管理教人如何善用既有時間，

而時間最大化則是教我們如何創造更多時間。

很多時候，即使我們把所有事情統統做完了，

但也不代表我們都有把事情做對，也不代表有按照自己的意思善用時間。

要做到時間最大化有三個訣竅：

一、善用空檔時間

二、排定關鍵重點

三、縮短所用時間

以下分別一一做介紹：

一、善用空檔時間

 基本核心原則就是：你越是成功，需要善用的單位時間就越短。

想想看，如果今天有一個會議提前10分鐘結束了，

那麼，這10分鐘你會拿來做什麼?

逛網拍、閒聊、玩手機遊戲....，這些都是我們在公司常見的殺時間方法

（書中列出了７大浪費時間的玩意兒：

個人信箱、臉書、體育網站、新聞台、購物網站及股哥搜尋引擎）；

但如果你從現在起，你想成為生活中的佼佼者，就得做些「不常見」的事，

那就是：把零碎時間花得更有意義，處理更重要的事情。

我們可以定義自己的「空檔時間」：

當空檔時間多餘N分鐘，我要完成什麼事；

當空檔時間少於N分鐘，我就可以偷個閒。

這邊要額外提醒的是，

「時間單位」最短的設定可以用1分鐘，最長也不要超過15分鐘。

以我而言，我將空檔時間設定為5分鐘：

如果剩餘零碎時間多餘5分鐘，我便會利用這段時間來處理一些代辦事項。

二、排定關鍵重點

重點不是做好每件事，而是做好最重要的事；

所以，不要等到空檔出現才思考要做什麼，而是要儘早做好規劃。

訂定具體計畫時，要學習把優先事項分為

「大項目事項」（分類本身，如：開發新客戶、收發電子郵件及撰寫計畫書）及

「小項目事項」（分類底下的個別項目，以開發新客戶為例：可能是尋求介紹或與友人會面等事項）。

在分類各項目的時候，要注意不要僅將眼光專注於短程立即見效的行為（例如：加班），也要將時間投入長程見效的行為（例如：善用工作術以提高工作效率）

三、縮短所用時間

除了要學習把處理各事項的時間加以縮短，也要習慣於去設定結束的時間。

以往，我們只是單純告訴大家會議的開始時間在09:00；

現在，我們可以在會議開始的時候，便明白地告訴大家，

會議的開始時間在09:00，結束時間是09:25。

所以，別等遲到的人了，準時結束每場會議就是在鼓勵準時參加的人

（我有聽過一間企業的高層會議，做法是：時間一到，門就鎖上，遲到的人，就是得站在門外，如果是持續３小時的會議，很抱歉，那就請你在門外站３小時。）因為，你得讓大家明白：

你會遵守時間，你同時也很尊重大家的時間，也藉此漸漸累積大家對你的信任。

會議只要由三部分組成：開場、主題跟結尾。

開門見山的開場：「上次開會至今有什麼改變？」，

接下來要切入主題，然後簡短地列出代辦事項

（至多三件，最理想的狀況是一件），

最後在剩下五分鐘的時候進入結尾階段，可以幫大家做個總結這次開會重點，

並問大家：「會後要採取的行動是什麼？」

如果沒什麼好行動的呢？

那就表示根本沒有開會的必要，只要把代辦事項寄給大家就好。

至於電話會議的小訣竅則是：

1.在開始前就要先構思談話的架構

（我個人的習慣是會寫在紙上，避免遺漏交辦的事項或談話偏離主題）

2.說出一兩個重點就好，保持簡明扼要

3.最長不要超過17分鐘，免得大家注意力渙散而且，你注意到了嗎？　

TED每場演講的長度平均下來不超過18分鐘，那是因為有科學研究指出，

人的平均專注力是15-20分鐘，想要提升溝通效果的話，不妨參考以上原則。

而為什麼人會有拖延的習慣呢？

研究指出，大腦面對複雜事情，為避免耗費過多養分在思考上，會盡量以簡單方式來處理，這個時候，「拖延」就是第一個從我們的小腦袋瓜冒出來的想法。

但是事情越積越多的情況下，我們漸漸感到焦慮，出現壓力，覺得忙碌與失控，最後撒手一攤，停止動作。

其實，要對付拖延的方法就是：「問與切」，透過拆解事項到可行的每一小步，然後，專注在踏出「眼前的一小步」。

＊2020.05.03後記

最近在一直持續刻意練習「通道容量」的概念，

我會很明白地告訴自己：「一次只做一件事」。

我最常發生在當網頁開啟的速度較慢時，

便會開啟手機滑Youtube，點開音樂來聽，一聽下去便沒完沒了，

再次回神的時候，往往過了一小時，時間就這麼無聲無息地溜走了。

但自從開始練習「通道容量」的概念後，

網頁速度慢個幾秒時，我也會耐著性子等等，

同時，也因為只做一件事，

大腦便得不再混亂與焦慮，而是能有條不紊地完成工作清單。

不過，以上這些都是我提升個人在家工作的方法，

上班的時候可就不是這麼簡單了，

因為外來的突發狀況太多，所以得搭配更多技巧做練習才是。

〈-未完待續-〉